چرا سازمان‌های بزرگ دیگر چاپ کارت شناسایی را برون‌سپاری نمی‌کنند؟

پاسخ به این سؤال در قدم اول به شناخت دقیق نیازهای سازمان و بررسی روش‌های مختلف صدور کارت بستگی دارد. چاپ کارت شناسایی یکی از بخش‌های مهم مدیریتی افراد در سازمان‌ها، شرکت‌ها، مراکز آموزشی و مجموعه‌های درمانی است و انتخاب روش مناسب برای صدور کارت، روی سرعت، هزینه و امنیت این فرآیند تأثیر می‌گذارد. هر سازمانی که با کارکنان، مراجعه‌ کنندگان یا اعضای جدید سروکار دارد، دیر یا زود با این سؤال مواجه می‌شود که آیا چاپ کارت را به چاپخانه‌ها بسپارد یا این کار را داخل مجموعه انجام دهد. در همین مسیر، آشنایی با تجهیزات و راهکارهای مناسب چاپ کارت از طریق منابع تخصصی می‌تواند به شما کمک کند تا انتخاب دقیق‌تری داشته باشید. در این مقاله به جای توصیه‌های کلی، دلایل چاپ کارت شناسایی در سازمان مانند کاهش هزینه‌ها، افزایش امنیت، مدیریت بهتر اطلاعات و انعطاف‌پذیری بیشتر را بررسی می‌کنیم.

چرا مدل سنتی برون‌سپاری دیگر پاسخگوی بسیاری از سازمان‌ها نیست؟

در گذشته پرینترهای چاپ کارت شناسایی به اندازه امروز در دسترس نبودند و برای بسیاری از شرکت‌ها، برون‌سپاری تنها راهکار موجود یا یک روش ساده و کم‌هزینه برای صدور کارت محسوب می‌شد. اما با افزایش تولید و عرضه چاپگرهای کارت در مدل‌ها و فناوری‌های مختلف، خرید پرینتر کارت به یکی از تجهیزات مورد نیاز بسیاری از سازمان‌ها تبدیل شده است. افزایش تعداد کارکنان، نیاز به صدور سریع کارت و اهمیت بیشتر امنیت اطلاعات نیز باعث شده برون‌سپاری همیشه بهترین انتخاب نباشد.

زمانی که هر تغییر کوچک مانند صدور کارت جدید، اصلاح اطلاعات یا جایگزینی کارت گمشده نیاز به هماهنگی با یک مجموعه بیرونی داشته باشد، سرعت عمل و کنترل سازمان کاهش پیدا می‌کند. از طرف دیگر، هزینه‌های چاپ، زمان انتظار برای تحویل کارت و محدودیت در مدیریت اطلاعات، بسیاری از مجموعه‌ها را به سمت روشی برای چاپ کارت پرسنلی در محل سوق داده است. 

مزایای چاپ کارت درون‌سازمانی

مهم‌ترین مزیت چاپ کارت در ادارات، افزایش سرعت چاپ و کاهش دردسرهای مربوط به هماهنگی با شرکت‌های طراحی و چاپ کارت است. سازمان می‌تواند در کوتاه‌ترین زمان برای نیروهای جدید، کارت‌های جایگزین یا کارت‌های اصلاح‌شده را چاپ کند و دیگر منتظر زمان‌بندی مجموعه‌های بیرونی نباشد.

یکی دیگر از مزایای چاپ کارت درون‌سازمانی، کاهش هزینه‌ها در بلندمدت است. اگرچه راه‌اندازی اولیه به تهیه تجهیزات و سرمایه‌گذاری نیاز دارد، اما حذف هزینه‌های تکرارشونده برون‌سپاری، ارسال کارت و اصلاح چاپ‌ها باعث می‌شود این روش برای بسیاری از ادارات به‌صرفه‌تر باشد.

به طور کلی مزایای اصلی چاپ کارت درون‌سازمانی عبارتند از:

• کاهش هزینه‌های چاپ در بلندمدت و حذف هزینه‌های برون‌سپاری
• صدور فوری کارت برای کارکنان جدید یا کارت‌های جایگزین
• حفظ امنیت اطلاعات هویتی و جلوگیری از خروج داده‌ها از سازمان
• کنترل کامل روی طراحی، اطلاعات درج‌ شده و فرآیند چاپ
• امکان هماهنگی سریع کارت‌ها با تغییرات سازمانی
• کاهش وابستگی به چاپخانه‌ها

چه سازمان‌هایی بیشترین سود را از چاپ داخلی می‌برند؟

برای اینکه متوجه شویم چاپ داخلی کارت برای کدام مجموعه بیشترین سوددهی را دارد، باید از زاویه دید همان مجموعه به موضوع نگاه کنیم. مجموعه‌ای که تعداد اعضای زیادی دارد و برای مدیریت بخش‌های مختلف، برنامه مشخصی برای شناسایی، دسترسی و کنترل افراد دارد، معمولاً به کارت‌های شناسایی متنوع‌تر و فرآیند صدور منظم‌تری نیاز دارد. در چنین شرایطی، چاپ داخلی کارت می‌تواند ارزش بیشتری ایجاد کند.

این سازمان‌ها با داشتن تجهیزات چاپ کارت در داخل مجموعه، سرعت و کنترل بیشتری روی فرآیند صدور کارت خواهند داشت. همچنین می‌توانند هزینه‌ها، زمان صدور کارت‌های جدید یا جایگزین و تغییرات احتمالی را بهتر مدیریت کنند و دیگر درگیر هماهنگی‌های مداوم با شرکت‌های بیرونی نباشند. علاوه بر این، خروج اطلاعات کارکنان و اعضای سازمان از مجموعه کاهش پیدا می‌کند و مدیریت محرمانگی اطلاعات ساده‌تر خواهد شد.

سازمان‌هایی که در ادامه معرفی می‌شوند، معمولاً شرایطی دارند که چاپ داخلی کارت می‌تواند برای آن‌ها انتخاب مناسب‌تری باشد:

• بانک‌ها و مؤسسات مالی
• دانشگاه‌ها و مراکز آموزش عالی
• بیمارستان‌ها و مجموعه‌های درمانی بزرگ
• وزارتخانه‌ها و سازمان‌های دولتی
• شرکت‌های نفت، گاز و پتروشیمی
• کارخانه‌ها و مجموعه‌های صنعتی بزرگ
• فرودگاه‌ها و مجموعه‌های حمل‌ونقل
• مراکز نظامی و امنیتی
• شرکت‌های دارای سیستم کنترل تردد و دسترسی
• هتل‌ها و مجموعه‌های گردشگری بزرگ
• سازمان‌های بیمه‌ای و خدماتی با تعداد زیاد اعضا و مراجعه‌کننده

چه زمانی خرید کارت پرینتر منطقی‌تر از سفارش چاپ کارت شناسایی است؟

تصمیم برای خرید کارت پرینتر بیشتر از اینکه به اندازه سازمان وابسته باشد، به میزان نیاز به صدور کارت و سرعت مورد انتظار بستگی دارد. اگر یک مجموعه مرتب کارت جدید چاپ می‌کند یا تغییرات زیادی در اطلاعات کارت‌ها دارد، داشتن دستگاه چاپ کارت قطعا انتخابی منطقی‌تر از سفارش چاپ به شرکت‌های بیرونی می باشد.

برای سازمان‌هایی که در طول ماه تعداد زیادی کارت پرسنلی یا دسترسی صادر می‌کنند، هزینه‌های سفارش چاپ به مرور افزایش پیدا می‌کند. در چنین شرایطی، خرید کارت پرینتر با وجود هزینه اولیه، باعث کاهش هزینه‌های جاری و ایجاد صرفه‌جویی در بلندمدت می‌شود.

همچنین زمانی که سرعت صدور کارت اهمیت زیادی دارد، چاپ داخلی مزیت بیشتری دارد. سازمان می‌تواند بدون انتظار برای آماده شدن سفارش، کارت افراد جدید را همان روز چاپ کند، تغییرات لازم را اعمال کند و کنترل کامل فرآیند را در اختیار داشته باشد.

در مقابل، اگر یک مجموعه فقط سالی چند بار و در تیراژ پایین به کارت شناسایی نیاز دارد، سفارش چاپ کارت ممکن است همچنان گزینه اقتصادی‌تری باشد. بنابراین انتخاب بین خرید کارت پرینتر و برون‌سپاری باید بر اساس حجم چاپ، میزان تغییرات کارت‌ها، اهمیت امنیت اطلاعات و هزینه‌های بلندمدت انجام شود.

معیار	چاپ داخلی	برون سپاری
سرعت صدور	چاپ فوری کارت	انتظار برای تحویل
هزینه بلندمدت	کاهش هزینه‌ها	هزینه تکرارشونده
امنیت اطلاعات	حفظ اطلاعات داخل سازمان	انتقال اطلاعات به بیرون
کنترل فرآیند	مدیریت کامل چاپ	وابسته به چاپ‌کننده
انعطاف‌پذیری	تغییر سریع اطلاعات	نیاز به سفارش جدید
مناسب برای	سازمان‌های پرمصرف	نیازهای محدود

چگونه داتکو به سازمان‌ها در راه‌اندازی چاپ کارت کمک می‌کند؟

راه‌اندازی سیستم چاپ کارت درون‌سازمانی با خرید چاپگر شروع می‌شود، اما انتخاب مدل و برند پرینتر به‌تنهایی یک چالش مهم است. برندهای مختلفی در بازار وجود دارند و مدل‌ها از نظر امکانات، فناوری چاپ و کارایی تفاوت‌های زیادی با یکدیگر دارند. طبیعتاً هیچ مجموعه‌ای تمایل ندارد خریدی انجام دهد که علاوه بر هزینه اولیه بالا، در آینده هزینه‌های بیشتری به همراه داشته باشد یا کیفیت مورد انتظار را تأمین نکند. به همین دلیل، دریافت مشاوره از افرادی که سال‌ها در این حوزه فعالیت کرده‌اند، می‌تواند بهترین مسیر برای انتخاب درست باشد.

داتکو با ارائه تجهیزات چاپ کارت، مواد مصرفی و راهکارهای مرتبط، به سازمان‌ها کمک می‌کند فرآیند انتقال چاپ کارت به داخل مجموعه را ساده‌تر انجام دهند. از انتخاب دستگاه مناسب تا تأمین ریبون، کارت PVC و تجهیزات جانبی، سایت این مجموعه با آدرس https://datco.ir/ نیازهای مختلف سازمان‌ها را بر اساس حجم چاپ و نوع استفاده بررسی و تأمین می‌کند.

همچنین راهنمایی در انتخاب فناوری چاپ، آموزش استفاده از دستگاه و ارائه خدمات پس از فروش، به سازمان‌ها کمک می‌کند با اطمینان بیشتری سیستم چاپ کارت خود را راه‌اندازی کنند. هدف این است که هر مجموعه بتواند بدون وابستگی به چاپ بیرونی، فرآیند صدور کارت را با سرعت، امنیت و کنترل بیشتری مدیریت کند.

جمع‌بندی

پیدا کردن بهترین روش برای صدور کارت شناسایی در یک سازمان، به تعداد کارت‌های مورد نیاز، میزان تغییرات اطلاعات و اهمیت سرعت و امنیت بستگی دارد. مجموعه‌هایی که هر روز با صدور کارت جدید، تمدید کارت یا جایگزینی کارت‌های مفقود شده سروکار دارند، معمولاً با چاپ داخلی کارت مدیریت راحت‌تری خواهند داشت. در چنین شرایطی، داشتن یک کارت پرینتر در داخل سازمان می‌تواند هزینه‌های اضافی را کاهش دهد و فرآیند صدور کارت را سریع‌تر و ساده‌تر کند.

چاپ کارت درون‌سازمانی راهی برای داشتن کنترل بیشتر روی یکی از فرایندهای مهم سازمان است. این روش به مجموعه‌ها کمک می‌کند اطلاعات کارت‌ها را داخل سازمان نگه دارند، تغییرات را سریع اعمال کنند و برای هر نیاز جدید منتظر شرکت‌های بیرونی نباشند. با انتخاب درست دستگاه و تجهیزات موردنیاز، سازمان‌ها می‌توانند یک سیستم چاپ کارت مطمئن داشته باشند که هم در زمان صرفه‌جویی کند و هم هزینه‌های بلندمدت ر