۳ دلیل برای اینکه کسب و کار شما نیازمند فاکتور است

دلایل اهمیت چاپ فاکتور برای کسب و کارها بسیار زیاد است. در این مطلب به 3 دلیل عمده آن می‌پردازیم. با ما همراه باشید.

فاکتور چیست؟

فاکتورها ابزاری اساسی برای صاحبان مشاغل در همه صنایع هستند. آنها مزایای متعددی را ارائه می‌دهند که مهم‌ترین آن مدیریت موثر جریان نقدی کسب و کار است. فاکتور در اصل یک سند تجاری معتبر بوده که در اغلب موارد معامله بین خریدار و فروشنده را مشخص و ثبت می‌کند. در فاکتورها معمولا شرایط معامله و همینطور اطلاعاتی در مورد روش‌های پرداخت ارائه می‌شود.

صورتحساب ها و قبض ها زیر مجموعه‌ای از فاکتورها می‌باشند. آنها معمولا حاوی اطلاعات کلیدی فروشنده و خریدار از جمله شماره فاکتور، تاریخ، اطلاعات تماس هر دو طرف، توضیحات و قیمت کالاها/خدمات و تاریخ سررسید هستند. فاکتور زمانی به یک سند قانونی معتبر تبدیل می‌شود که از امضا یا مهر رسمی طرفین معامله نیز برخوردار باشد.

انواع فاکتور

در حال حاضر انواع مختلفی از فاکتورها مورد استفاده قرار می‌گیرند که هر کدام در دنیای تجارت، کاربرد خاص خودشان را دارند. برخی از شرکت‌ها فقط از یک یا دو نوع از این فاکتورها استفاده می‌کنند؛ در حالی که برخی دیگر برای انواع صورت‌حساب های مالی و تجاری خود تقریباً به همه آنها نیاز دارند.

بیایید انواع مختلف فاکتورها را بررسی کنیم:

· فاکتور رسمی

فاکتورهای رسمی که یکی از رایج‌ترین آنها نوع مالیاتی است؛ از فرمت خاصی برخوردار بوده که مورد تایید وزارت اقتصاد و دارایی می‌باشد. این نوع فاکتورها علاوه بر مشخصات اصلی نظیر شماره، تاریخ، توضیحات محصول، قیمت و غیره، از استانداردهای لازم برای مراجع قانونی نیز برخوردار هستند. به عنوان مثال در آنها مواردی همچون مالیات و ارزش افزوده محاسبه و درج شده است.

· فاکتور کاربن لس

منظور از فاکتور کاربن لس، آن دسته صورتحساب‌هایی است که بدون استفاده از کاغذ کاربن سنتی، قادر به ایجاد کپی‌های دقیق از فرم‌های دست نویس یا تایپ مکانیکی هستند. در این نوع فاکتورها آنچه نوشته می‌شود مستقیماً و به طور خودکار در 2 تا 4 برگ (بسته به سفارش شما) کپی می‌شوند.

این ویژگی نه تنها از خطاهایی که معمولا هنگام کپی کردن با کاغذ کاربن پیش می‌آید جلوگیری می‌کند؛ بلکه در نهایت فاکتورهای کپی شده خواناتر و دقیق تر خواهند بود. این فناوری همچنین شما را از قرار دادن کاغذ کاربنی بین هر ورق فاکتور نجات می‌دهد.

· فاکتور قبضی

رسیدی که بعد از خرید به مشتریان ارائه می‌شود؛ معمولا با استفاده از فاکتورهای قبضی صادر می‌گردد. از این مدل فاکتورها که شبیه به دسته چک طراحی و چاپ می‌شوند، بیشتر بازاریابان استفاده می‌کنند. قبض‌های فروش معمولا در دسته بندی فاکتورهای غیر رسمی قرار می‌گیرند که صرفا جهت ثبت یک رسید از معاملات بین فروشنده و مشتری استفاده می‌شود.

شما می‌توانید یک فاکتور قبضی حرفه‌ای با طراحی اختصاصی داشته باشید یا از فاکتورهای معمولی از پیش طراحی شده استفاده کنید.

· فاکتور دیجیتال

فاکتور دیجیتال فاکتوری است که بر خلاف فاکتورهای کاغذی، به صورت دیجیتالی قابل مشاهده و پردازش است. فاکتور دیجیتال معمولاً یک فایل PDF یا Word یا حتی عکسی با فرمت jpg است که می‌توان آن را با استفاده از دستگاه چاپگر چاپ نمود.

فاکتورهای دیجیتال را می‌توان به صورت فایل از طریق ایمیل یا شبکه‌های پیام رسان منتقل کرد. البته انواع مختلف اسناد دیجیتالی ویژگی‌های متفاوتی دارند که بر نحوه پردازش آنها تأثیر می‌گذارد.

چرا کسب و کار شما نیازمند فاکتور است؟

فاکتورها به‌ عنوان اسناد فروش بین کسب ‌و کارها و مشتریانشان رد و بدل می‌شوند. آنها به کسب و کارها کمک می‌کنند تا فروش خود را پیگیری کرده و امور مالی خود را مدیریت کنند. فاکتورها همچنین اطلاعات ارزشمندی در مورد کالا/خدمات و قیمت آنها به مشتریان ارائه می‌دهند. در ادامه در 3 مورد شرح می‌دهیم که چرا کسب و کار شما نیازمند فاکتور می‌باشد.

1. آگاهی از موجودی

کسب و کارهایی که محصولات فیزیکی می‌فروشند، برای مدیریت موجودی خود قطعا به فاکتورها نیاز دارند. آنها با گنجاندن اطلاعات دقیقی در مورد محصولات خود، مانند مقدار، توضیحات و قیمت، به خوبی سطح موجودی خود را پیگیری می‌کنند.

علاوه بر این، فاکتور به عنوان مبنایی برای پیش‌بینی موجودی و سفارش‌دهی مجدد عمل کرده و تضمین می‌کند که موجودی کافی برای برآورده کردن تقاضای مشتری وجود دارد.

2. پیش نیامدن مشکلات قانونی

فاکتورها به عنوان اسناد قانونی برای معاملات تجاری بین فروشنده و مشتریان عمل می‌کنند. آنها شواهدی از شرایط توافق فروش، توضیحات محصولات و همچنین نحوه و زمان پرداخت مشتری را ارائه می‌دهند که جلوی مشکلات قانونی بعدی را می‌گیرد.

در این صورت، اگر در معاملات بین مشتری و فروشنده اختلاف یا سوء تفاهمی ایجاد شد، فاکتورها به عنوان مدرکی حیاتی و معتبر می‌توانند از حقوق طرفین حمایت کنند. از سوی دیگر این صورتحساب‌ها به عنوان اسناد برای اهداف مالیاتی، حسابرسی و گزارش مالی برای برآورده ساختن الزامات قانونی و نظارتی نیز مورد استفاده قرار می‌گیرند.

3. رفع نگرانی بابت مرجوعی بی مورد کالا

فاکتورها از کسب و کارها در برابر شکایت‌های نادرست و مرجوعی‌های بی مورد محافظت می‌کنند. در واقع این فاکتورها جزئیات ریزی از خدمات یا کالاهای تحویل داده شده به مشتریان را ارائه می‌دهند و همینطور شرایط مرجوعی را نیز مشخص می‌کنند.

یک رسید فروش همچنین مبلغی را که مشتری توافق کرده برای کالا یا خدمات شما بپردازد ثبت می‌کند و در نتیجه بعد از ثبت و امضای فاکتور امکان مرجوعی به علت نارضایتی از قیمت محصول وجود ندارد.

بهترین مرکز چاپ فاکتور

هنگام انتخاب مرکز چاپ فاکتور؛ حتما به دنبال مراکزی باشید که فاکتور مورد نیاز شما را با ظاهری حرفه‌ای و با استانداردهای لازم طراحی و چاپ می‌کنند. داشتن یک فاکتور معتبر با طراحی رنگی جذاب به همراه چیدمان اصولی عناصری مانند لوگو، نام تجاری و غیره؛ تأثیر مثبتی بر مشتریان شما خواهد گذاشت و اعتماد آنها را نسبت به کیفیت محصولات و خدمات شما افزایش می‌دهد.

در طرف مقابل استفاده از رسیدهایی با طراحی زشت و قدیمی بلافاصله باعث واکنش منفی مشتریان شده و تعهد برند شما را زیر سوال می‌برد؛ دراین صورت مشتریان تمایل کمتری به خرید دوباره از شما پیدا می‌کنند. بنابراین کیفیت چاپ فاکتور بسیار مهم بوده و باید مطابق با استانداردهای خاصی باشد. بهترین شرکت ‌های چاپ فاکتور از فناوری‌ های پیشرفته و فرآیندهای تعریف شده و استاندارد برای چاپ رسیدهای با کیفیت بالا استفاده می‌کنند.

تیم سیناپکینگ با سال ‌ها تجربه در زمینه چاپ انواع فاکتورهای حرفه‌ای؛ بهترین خدمات چاپ فاکتور را به مشتریان عزیز ارائه می‌نماید. در این مجموعه ما همواره در تلاش هستیم تا انواع صورتحساب های رسمی، مالیاتی، کاربن لس و غیره را با ظاهر و کیفیتی منحصر به فرد برای طیف وسیعی از صنایع و مشاغل تولید و چاپ نماییم.

سخن پایانی

مرکز سیناپکنیگ در خصوص چاپ فاکتورها؛ خدمات متمایز و قابل توجهی را به مشتریان خود ارائه می‌دهد که شامل چاپ انواع فاکتور چند برگی با ابعاد و رنگ ‌های متنوع به همراه شماره گذاری قرمز ملخی است.

چاپ فاکتورهای رسمی، تحریر، گلاسه، تک برگی، کاربن لس و قبضی برخی از خدمات مرکز سیناپکنیگ در این حوزه می‌باشد. این مجموعه به عنوان برترین مرکز چاپ و بسته بندی با بیش از 20 سال تجربه در این زمینه به شما در چاپ انواع فاکتور مورد نیاز برای کسب و کارتان کمک می کند. جهت کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید وارد وبسایت ما بشوید.