ترفندهای نظمبخشیدن به کارها
پارسینه: آیا شما به خاطر بینظمی، زمان زیادی را در طول روز هدر میدهید؟ شاید ۵ دقیقه به دنبال یک پروندهی گمشده بگردید، ۵ دقیقهی دیگر به دنبال ایمیلی که حاوی جزئیات یک جلسهی مهم است و شاید ۱۰ دقیقه هم به دنبال فهرست انجام کارهای امروز بگردید که لای یک خروار کاغذ روی میزتان گم شده است. بدون اینکه متوجه باشید، یک ساعت در روز به دنبال چیزهایی میگردید که گم کردهاید و این فقط کار یک روز شماست! تصور کنید هر هفته، هر ماه و هر سال چقدر زمانتان را به هدر میدهید!
۲۳ آبان ۱۳۹۷ - ۰۱:۳۲
۰
کد خبر: ۴۸۳۸۳۵

آیا شما به خاطر بینظمی، زمان زیادی را در طول روز هدر میدهید؟ شاید ۵ دقیقه به دنبال یک پروندهی گمشده بگردید، ۵ دقیقهی دیگر به دنبال ایمیلی که حاوی جزئیات یک جلسهی مهم است و شاید ۱۰ دقیقه هم به دنبال فهرست انجام کارهای امروز بگردید که لای یک خروار کاغذ روی میزتان گم شده است. بدون اینکه متوجه باشید، یک ساعت در روز به دنبال چیزهایی میگردید که گم کردهاید و این فقط کار یک روز شماست! تصور کنید هر هفته، هر ماه و هر سال چقدر زمانتان را به هدر میدهید!
زمان تنها سرمایهی واقعی هر انسان و تنها چیزی است که او نباید به آسانی هدر بدهد.
بسیاری از مردم با بینظمی، دستوپنجه نرم میکنند. درحالیکه بعضی از افراد فکر میکنند با وجود بینظمی هم میتوانند به کارشان برسند، اما این بینظمی در آخر، هزینهی بالایی را برایشان در پی خواهد داشت. بینظمی میتواند ما را از ارتقای شغلی که همیشه به دنبال آن بودیم، دور کند. بینظمی مانع خلاقیت ما میشود، استرس را به زندگی ما اضافه میکند و جلوی بهره وری و مؤثر بودن ما را میگیرد.
در این مقاله، به برخی از استراتژیهای منظم شدن خواهیم پرداخت تا بتوانیم زندگی و کارمان را با وجود نظم، طوری ادامه بدهیم که از تواناییهایمان نهایت استفاده را ببریم.
بهترین روشهای منظم شدن
از دفتر یادداشت استفاده کنید
یک استراتژی که بسیاری از افراد منظم از آن استفاده میکنند کار کردن با دفتر یادداشت است. این دفتر یادداشت گزیدهای از افکار و کارهایی است که میخواهید در طول روز انجام بدهید.
برای مثال، هنگام مکالمهی تلفنی با یک همکار یا مشتری، در چنین دفتری یادداشت برداری کنید. اگر مشغول کار هستید و باید به خاطر داشته باشید نکتهای را به رئیستان بگویید، آن نکته را در دفتر یادداشت ثبت کنید. اگر بعد از ظهر یک جلسهی طوفان فکری دارید، ایدههایی که در دفتر یادداشت ثبت کردهاید، به کمک شما میآیند.
مزیت دفتر یادداشت این است که تمام افکار، جزئیات مکالمات و ایدههایتان را یکجا جمع میکنید و زمانی که چیزی را مینویسید، دیگر نیاز نیست برای بهیادآوردن آن، انرژی ذهنی صرف کنید.
بهتر است به هر روز، یک صفحهی جدید و تاریخدار اختصاص بدهید (از یک سررسید استفاده کنید). با این روش، به راحتی میتوانید به روزهای قبل رجوع کنید و اطلاعاتی را که به دنبال آن هستید، پیدا کنید.
در پانزده دقیقهی نخست روز کاری، منظم شوید
صبح وقتی وارد اتاق کارتان میشوید، پانزده دقیقهی نخست را صرف بررسی کارهایی کنید که باید آن روز انجام بدهید. با فهرست «اقدامات بعدی» از «برنامهی عملیاتی» خود شروع کنید یا یک فهرست انجام کارهای پیش رو تهیه کنید و مهمترین اولویت هایتان را در رأس فهرست قرار دهید. با این روش، میفهمید چه کارهای مهمی را باید در ابتدای روز و چه کارهایی را بعد از ظهر انجام دهید.
حین نظم بخشیدن به زمانتان، دانستن این که کارایی شما در چه زمانی از روز بیشتر است، میتواند در زمانبندی کارهایتان مفید باشد. در مقالهی کدام کارها را صبح انجام بدهیم؟ بیشتر با این موضوع آشنا شوید.
روی میزتان را مرتب کنید
میز کار شما اغلب هزاربیشهای است که روی آن کاغذهای قدیمی، پروژههای آینده، پروندههایی که هماکنون روی آنها کار میکنید و یک خروار کاغذ وجود دارد که هنوز دور نینداختهاید. با اینکه برخی از افراد ادعا میکنند با یک میز شلوغ و بهمریخته بهتر کار میکنند، اما این وضعیت برای بسیاری از ما ناخوشایند و گیجکننده است.
اگر میخواهید نظم را تجربه کنید، پس مرتب کردن میز کار یک استراتژی هوشمندانه است. شاید این کار، ابتدا وقتگیر باشد، پس بهتر است آخر روز کاری یا آخر هفته را به این کار اختصاص دهید. مهم است این کار را آهسته انجام دهید، بهویژه اگر میز کار شما به شدت بهمریخته است!
اول، همه چیز را از روی میزتان بردارید. پروندهها، کاغذها و گزارشهایی که کارتان با آنها تمام شده است و هر چیزی را که دیگر به آن نیاز ندارید؛ دور بیندازید. لوازم اداری رومیزی را باید داخل یک کشو یا قفسه قرار دهید.
اقلام باقیمانده احتمالا پوشهها و کاغذهایی هستند که هماکنون به آنها نیاز دارید.
یک «منطقهی کار» روی میزتان مشخص کنید
این منطقه را به مواردی اختصاص دهید که برای تکمیل پروژهها به آنها نیاز دارید. به محض تمام کردن یک کار، این منطقه را از این کار خالی کنید و کار دیگری را وارد آن منطقه کنید.
تجهیزات و پروندههایی را که بیشتر از آنها استفاده میکنید، منظم کنید
هر قدر بیشتر از چیزی استفاده میکنید، آن چیز باید به شما نزدیکتر باشد. میزتان را بر اساس کاربری اشیا منظم کنید نه بر اساس ظاهری که به نظر میرسد.
شما چگونه میز کارتان را مرتب میکنید؟ پنج دقیقهی آخر هر روز کاریتان را به مرتب کردن میز کارتان اختصاص دهید. با این کار، روز بعد را با یک میز کار مرتب و تمیز آغاز خواهید کرد.
ابزار نظمدهی
ما در عصر فناوریهای شگفتانگیز زندگی میکنیم. بیایید از این فناوریها برای نظم بخشیدن به زندگیمان استفاده کنیم!
از تقویمها یا برنامهریزهای دیجیتالی استفاده کنید
بسیاری از افراد در برنامه ریزی زمانیشان از این ابزار کمک میگیرند تا از کارهایشان عقب نمانند.
برای مثال، بسیاری از تقویمهای دیجیتالی مانند Outlook و iCal به شما امکان کدگذاری رنگی کارها را میدهند. شما از رنگ قرمز برای کارهای فوری، از رنگ سبز برای فرصتهای تمدیدشده و از رنگ آبی برای کارهایی که اولویت پایینی دارند، استفاده میکنید. کدگذاری رنگی کمکی است به شناسایی فوری کارهایی که باید اول از همه به آنها رسیدگی کنید.
از نرمافزار صفحه گسترده مثل Excel برای ثبت روند پیشرفتتان استفاده کنید
این نرمافزار بسیار مفید است، زیرا میتوانید به کمک آن از فرمتهای شرطی استفاده کنید که هنگام نزدیک شدن کاری به مهلت آخر آن، به شما هشدار داده میشود. در نتیجه، با یک نگاه میتوانید ببینید چه کارهایی مطابق برنامه پیش میروند و چه کارهایی به مهلت آخر نزدیک شدهاند. این استراتژیها بهویژه زمانی مفید است و به کار میآید که با یک گروه کار میکنید و باید از روند پیشرفت افراد مطلع باشید.
ترفندهای نظمبخشیدن به کارها
به خودتان قول یک پاداش بدهید
اگر منظم ماندن برای شما سخت است؛ سعی کنید به خودتان قول یک پاداش بدهید. برای مثال، اگر چهار مورد از فهرست انجام کارهای پیش رو را کامل کردید، به خودتان یک فنجان قهوه جایزه بدهید یا ده دقیقه در اینترنت گشت بزنید.
فقط از یک تقویم استفاده کنید
اگر برخی از کارها را وارد تبلت و گوشی خود کردید و برخی از کارها را وارد تقویم رومیزی و دفترچه یادداشت خود کردید، پس احتمال فراموش کردن قرار ملاقاتها و کارهای مهم وجود دارد.
برای کارهای کوچک هم برنامهی زمانی داشته باشید
اگر یک کار یا پروژه نیاز به پیشزمینه دارد (مثلا خرید شیرینی و قهوه برای جلسهی اعضا)، پس برای این کارهای کوچک هم برنامهریزی کنید. این کار به شما کمک میکند برای انجام تمام کارها، زمان کافی اختصاص بدهید.
از اسناد اسکن بگیرید
اگر دوست ندارید دفتر کارتان پر از قفسههای بایگانی باشد، پس چرا از اسناد اسکن نگیرید و آنها را در کامپیوترتان ذخیره نکنید؟ اگر منشی شخصی دارید، پس این کار را به او محول کنید. اگر ندارید، سعی کنید هر روز، از بخشی از اسناد اسکن بگیرید و در نهایت، به مرور زمان این پروژه را تکمیل کنید.
از ابزار جذاب برای نظمبخشیدن استفاده کنید
از ابزارهایی استفاده کنید که به لحاظ بصری و عاطفی برای شما جذابیت دارند. برای مثال، اگر تصمیم گرفتهاید از دفتر یادداشت به صورت روزانه استفاده کنید، پس در خرید آن، ذوق و سلیقه به خرج دهید. وقتی ابزارهای شما به لحاظ بصری جذاب و راحت باشند، شما تمایل بیشتری به استفاده از آنها خواهید داشت.
منبع: بدونیم
0
کپی لینک
ارسال نظر

تصاویر کمتر دیده شده از بلوار کشاورز؛ ۶۰ سال قبل/ گزارش تصویری

رونمایی از موشک بالستیک خیبر/ گزارش تصویری

تصاویری دیده نشده از زنده یاد ناصر حجازی

مراسم واگذاری تجهیزات و تسلیحات به تیپ ۵۵ هوابرد ارتش

تصاویر جذاب بازیگران سریال بدون شرح بعد ۲۱ سال

جریان زندگی در سانتورینی یونان+ تصاویر

تولد شیرهای سفید ۴ قلو

لحظه هیجان انگیز آنباکسینگ تیربار MINIMI ارتش اوکراین+ فیلم
نابودی پهپادهای ساخت داماد اردوغان توسط ارتش روسیه+ عکس
لوکیشن کارتون خاطره انگیز بچه های کوه آلپ در سوئیس+ فیلم
زنان قاجار زیبا بودند؛ ناصرالدین شاه عکسها را دستکاری میکرد! + تصویر سوگلی شاه
توانایی ناچیز جنگندههای اف ۱۶ دربرابر تسلیحات جنگی روسیه
ریزش قیمت خودرو دوباره شدت گرفت/ جدول قیمتها
پیامدهای زیانبار و باور نکردنی تحریم های اوکراین علیه ایران+ جزئیات
چرا از پهپادهای بیرقدار در جنگ اوکراین دیگر خبری نیست؟
حرکت عجیب اردوغان پس از پیروزی در انتخابات+ فیلم
هواپیمای چینی هم وارد بازار شد + تصاویر
زرد پوشان سپاهانی به دنبال یک پرسپولیسی
جشن سالگرد ازدواج خواننده معروف ایرانی و زن دومش!+ عکس
ایران خودرو، تولید را به دلیل نبود ارز متوقف کرده است!+ سند
سلطان عمان با بدرقه معاون اول رئیس جمهور تهران را ترک کرد
دستدادن سلطان عمان با این خانم در تهران سوژه رسانه ها شد+ عکس
قیمت طلا و سکه ۸ خرداد ۱۴۰۲ / معاملهگران چشمانتظار نتیجه دیدار تهران-مسقط
یک ترفند جالب برای وقتی که خودپرداز کارت شما را پس نمی دهد!+ فیلم
ریسک نگهبان باغ وحش در برگرداندن اسب آبی غول پیکر به داخل استخر+ فیلم
قدرت وحشتناک ماهی پیرانا که گاو را به سرعت نور به اسکلت تبدیل می کند!+ فیلم
این خودرو نیاز به جای پارک ندارد!+ فیلم
لقب سلطان ماهیگیری در بین حیوانات قطعا به این سگ تعلق میگیره!+ فیلم
لحظه شلیک آر پی جی به پاسگاه مرزی ایران+ فیلم
وقتی مرد جوان کروکدیل را با سگ خانگی اشتباه می گیرد!+ فیلم
یک عمر اشتباه آب لیمو گرفتیم!+ فیلم
ویدیویی از مار افعی شاخدار در ایلام!
باگ بزرگ تانک های روسی در برابر پهپادهای اوکراینی+ فیلم
عکس بامزه و دیدنی دختران شاهرخ استخری در لباس مدرسه
کشف فصلی از انجیل که ۱۵۰۰ سال پنهان مانده بود
کارشناس شبکه اسرائیلی: جنگندههای سوخو ۳۵ میتوانند توان نیروی هوایی ایران را بسیار ارتقاء ببخشند+ فیلم
تقابل دیدنی جنگندههای F-۳۵ با جنگنده سوخو-۳۰ روسیه بر فراز دریای بالتیک+ فیلم
سخنگوی وزارت خارجه آمریکا: تحریم ها را ادامه می دهیم!
پدر ایلان ماسک دوباره از دخترش بچهدار شد!+ عکس
اگر خار رفت تو دستت اینجوری درش بیار+ فیلم
مبارزه بروس لی با بولو یانگ؛ نبردی که قدرت واقعی بروس را به رخ حریف کشید!+ فیلم
لقب سلطان ماهی گيری قطعا به ايشون تعلق ميگيره!+ فیلم
یک عمر بادمجون کبابی رو اشتباه پوست کندیم!+ فیلم
این بنر تسلیت حتی تصورش هم شوکه کننده است!+ عکس
خلاقیت عجیب و متفاوت در طراحی این کیک خبرساز شد+ فیلم
حک آرم سپاه روی بدنه ناوهای جنگی آمریکایی
خارهای خطرناک گزنه را در زیر میکروسکوپ ببینید+ فیلم
لحظاتی دلخراش از بز کوهی ای که یک پا ندارد+ فیلم
لحظه باز نشدن چرخ جنگنده اف ۵ ایرانی هنگام فرود + فیلم
ضربه سر ماهی بازدید کننده را ناکار کرد + فیلم
تصاویری کمتر دیده شده از داخل کعبه
توهین بیشرمانه تلویزیون آذربایجان به وزیر خارجه ایران+ فیلم
با معده خالی سیر بخورید
پدر ایلان ماسک دوباره از دخترش بچهدار شد!+ عکس
اگر خار رفت تو دستت اینجوری درش بیار+ فیلم
مبارزه بروس لی با بولو یانگ؛ نبردی که قدرت واقعی بروس را به رخ حریف کشید!+ فیلم
لقب سلطان ماهی گيری قطعا به ايشون تعلق ميگيره!+ فیلم
یک عمر بادمجون کبابی رو اشتباه پوست کندیم!+ فیلم
این بنر تسلیت حتی تصورش هم شوکه کننده است!+ عکس
خلاقیت عجیب و متفاوت در طراحی این کیک خبرساز شد+ فیلم
حک آرم سپاه روی بدنه ناوهای جنگی آمریکایی
خارهای خطرناک گزنه را در زیر میکروسکوپ ببینید+ فیلم
لحظاتی دلخراش از بز کوهی ای که یک پا ندارد+ فیلم
لحظه باز نشدن چرخ جنگنده اف ۵ ایرانی هنگام فرود + فیلم
ضربه سر ماهی بازدید کننده را ناکار کرد + فیلم
تصاویری کمتر دیده شده از داخل کعبه
توهین بیشرمانه تلویزیون آذربایجان به وزیر خارجه ایران+ فیلم
با معده خالی سیر بخورید
واکنش متفاوت احمد مسعود به درگیری ایران با طالبان+ عکس (۴ نظر)
پیامدهای زیانبار و باور نکردنی تحریم های اوکراین علیه ایران+ جزئیات (۴ نظر)
طلاق زوج جنجالی واقعیت دارد؟ /واکنش بریتنی اسپیرز به جدایی از سام اصغری (۳ نظر)
پیشنهادهای هشتگانه جمهوری اسلامی برای تنبیه طالبان! (۳ نظر)
زیبایی چشمگیر نیلوفر پارسا را در این عکس ببینید (۲ نظر)
طالبان در تیک تاک مشغول توهین، نفرت پراکنی و ایرانستیزی/ طالبان به دختران سرزمین ایران جسارت کرد!/+ فیلم (۲ نظر)
لحظه دلخراش انتقال شهدا و مجروحین درگیری امروز مرزبانی+ فیلم (۲ نظر)
جانشین فرمانده کل انتظامی کشور: وضعیت مرز سیستان آرام است (۲ نظر)
دروغ خجالت آور آقای سوپراستار! (۱ نظر)
طالبان شعر احمد مسعود را با شعر پاسخ داد+ عکس (۱ نظر)
ویدیویی تلخ از تخلیه غیرانسانی کودکان زبالهگرد در خیابان پاسداران تهران (۱ نظر)
این اسب گوشتخوار، دنیا را شوکه کرد!+ عکس (۱ نظر)
فرار راننده از دست پلیس به سبک فیلم های سینمایی!+ فیلم (۱ نظر)
لحظه شلیک آر پی جی به پاسگاه مرزی ایران+ فیلم (۲۴ نظر)
یک ترفند جالب برای وقتی که خودپرداز کارت شما را پس نمی دهد!+ فیلم (۱۷ نظر)
جنجال جدید میرسلیم با ساعت مچی ۶ میلیاردی اش!+ عکس (۸ نظر)
لحظه شهادت مرزبان ایرانی در درگیری با طالبان+ فیلم (۶ نظر)
وقوع درگیری بین مرزبانان ایران و طالبان/فرود موشکهای ایران در مرکز شهر زرنج/پهپاد های ایرانی در حال رصد درگیری در مرز هستند+ فیلم (۶ نظر)
دستور فرمانده پلیس درباره پاسخ قاطع به تحرکات خطرآفرین طالبان (۶ نظر)
پیام توهین آمیز فرمانده گروه طالبان درباره فتح ایران+ فیلم (۶ نظر)
انتشار اولین تصاویر از شهید محمدمهدی احمدی که امروز به شهادت رسید (۵ نظر)
تیکه سنگین همتی به رئیسی با استناد به آمار بانک مرکزی+ عکس (۵ نظر)
ریسک نگهبان باغ وحش در برگرداندن اسب آبی غول پیکر به داخل استخر+ فیلم (۴ نظر)
قدرت وحشتناک ماهی پیرانا که گاو را به سرعت نور به اسکلت تبدیل می کند!+ فیلم (۴ نظر)
واکنش متفاوت احمد مسعود به درگیری ایران با طالبان+ عکس (۴ نظر)
ونکوور و تورنتو در فهرست شهرهای گرانقیمت برای مهاجرت/التهاب بازار مسکن و تورم تا جزئیات بدهی خانوارهای کانادایی (۴ نظر)
طالبان: همان اندازه که دلسوز مردم خود هستیم، دلسوز مردم سیستان و بلوچستان نیز هستیم+ فیلم (۴ نظر)
توهین بیشرمانه تلویزیون آذربایجان به وزیر خارجه ایران+ فیلم (۲۵۶ نظر)
رفتار پدرانه رهبر انقلاب با یک دختر جوان در نمایشگاه کتاب+ عکس (۱۱۴ نظر)
پدر ایلان ماسک دوباره از دخترش بچهدار شد!+ عکس (۶۷ نظر)
انیمیشن جالب و دیدنی روسیه از اتحادش با بلاروس، چین و ایران+ فیلم (۵۴ نظر)
این بنر تسلیت حتی تصورش هم شوکه کننده است!+ عکس (۵۱ نظر)
تصاویری کمتر دیده شده از داخل کعبه (۴۶ نظر)
نام محبوب ایرانی ها، بیشترین نامگذاری نوزادان در آلمان را به خود اختصاص داد (۴۴ نظر)
خلاقیت عجیب و متفاوت در طراحی این کیک خبرساز شد+ فیلم (۴۰ نظر)
لحظه باز نشدن چرخ جنگنده اف ۵ ایرانی هنگام فرود + فیلم (۴۰ نظر)
حمید رسایی خواستار اعدام ترانه علیدوستی شد!+ عکس (۴۰ نظر)
با معده خالی سیر بخورید (۳۴ نظر)
مبارزه بروس لی با بولو یانگ؛ نبردی که قدرت واقعی بروس را به رخ حریف کشید!+ فیلم (۲۸ نظر)
تمسخر رئیس جمهور ایران از سوی مسئولین طالبان+ فیلم (۲۶ نظر)
اپرا خواندن شبیه انسان یک پرنده عجیب!+ فیلم (۲۴ نظر)
توهین بیشرمانه تلویزیون آذربایجان به وزیر خارجه ایران+ فیلم (۲۵۶ نظر)
رفتار پدرانه رهبر انقلاب با یک دختر جوان در نمایشگاه کتاب+ عکس (۱۱۴ نظر)
پدر ایلان ماسک دوباره از دخترش بچهدار شد!+ عکس (۶۷ نظر)
انیمیشن جالب و دیدنی روسیه از اتحادش با بلاروس، چین و ایران+ فیلم (۵۴ نظر)
این بنر تسلیت حتی تصورش هم شوکه کننده است!+ عکس (۵۱ نظر)
تصاویری کمتر دیده شده از داخل کعبه (۴۶ نظر)
نام محبوب ایرانی ها، بیشترین نامگذاری نوزادان در آلمان را به خود اختصاص داد (۴۴ نظر)
خلاقیت عجیب و متفاوت در طراحی این کیک خبرساز شد+ فیلم (۴۰ نظر)
لحظه باز نشدن چرخ جنگنده اف ۵ ایرانی هنگام فرود + فیلم (۴۰ نظر)
حمید رسایی خواستار اعدام ترانه علیدوستی شد!+ عکس (۴۰ نظر)
با معده خالی سیر بخورید (۳۴ نظر)
مبارزه بروس لی با بولو یانگ؛ نبردی که قدرت واقعی بروس را به رخ حریف کشید!+ فیلم (۲۸ نظر)
تمسخر رئیس جمهور ایران از سوی مسئولین طالبان+ فیلم (۲۶ نظر)
اپرا خواندن شبیه انسان یک پرنده عجیب!+ فیلم (۲۴ نظر)

۱ ساعت پیش
لحظه بلعیدن یک کروکودیل توسط همنوعش!+ فیلم

۸ ساعت پیش
۱۰ فیلم برتر جهان به انتخاب هوشمصنوعی

۱۳ ساعت پیش
هواپیمای چینی هم وارد بازار شد + تصاویر